Mantendo a Eurostar no caminho certo com a transformação da nuvem

Visão geral

Desafio

• Migrar dezenas de aplicativos e 30 bancos de dados para a nuvem
• Prazo de migração de seis meses
• Melhorar o desempenho do sistema Oracle EBS e a agilidade dos negócios

Solução

• Realização de uma revisão independente de tecnologia, levando à seleção da plataforma de nuvem da AWS
• Oracle EBS migrado, incluindo recursos de sprint para acelerar a implantação
• Maior suporte pós-implementação para incluir o gerenciamento de infraestrutura

Resultado

• Migração concluída em cinco meses, proporcionando economia de £ 3 milhões em cinco anos
• Maior disponibilidade de sistemas e serviços, permitindo o acesso a qualquer hora, em qualquer lugar, por qualquer dispositivo
• Implantação mais rápida de novos aplicativos, com capacidade de dimensionamento automático

História

A Eurostar fornece serviço ferroviário de alta velocidade de Londres para várias cidades da Europa, executando 18.000 viagens por ano. Para o CIO da Eurostar, Laurent Bellan, a nuvem é a única opção para o sucesso futuro da empresa. “Estamos convencidos de que mudar para a nuvem não é uma questão de se, mas quando”, disse ele. “Precisamos ser capazes de fazer alterações em nossos sistemas de tecnologia com frequência, rapidez e incremento para melhorar continuamente o que fazemos. A nuvem nos permite fazer isso.”

Somando à pressão de mudar para a nuvem, o contrato tradicional de data center da empresa estava prestes a expirar e ela teve que responder rapidamente para transferir sistemas-chave e evitar incorrer em enormes custos adicionais de contratação.

Desafio de negócios

Talvez o maior aspecto do projeto de migração técnica tenha sido o Oracle E-Business Suite (EBS). O Oracle EBS é um dos maiores sistemas da Eurostar, usado para tudo, desde a folha de pagamento dos funcionários até a aquisição de fornecedores. Os usuários começaram a ter uma degradação de desempenho. Com apenas recursos limitados para gerenciar sua infraestrutura Oracle, as pessoas estavam descobrindo problemas durante os períodos de pico.

Com o Oracle EBS sendo executado em servidores físicos em um data center de terceiros, a equipe de TI da Eurostar estava restrita à rapidez com que poderia responder e fazer alterações. Para obter agilidade e operações econômicas, a Eurostar decidiu levar todo o seu sistema de registros financeiros, de folha de pagamento, iProcurement e RH para a nuvem. Laurent e sua equipe viram isso como uma oportunidade de implementar um sistema Oracle EBS que fosse mais confiável, mais fácil de escalar em horários de pico e flexível o suficiente para evitar a manutenção de licenças sobressalentes caras ou capacidade de servidor.

A transferência do Oracle EBS para a nuvem envolveria a migração de cerca de 30 bancos de dados com terabytes de dados e a ativação de novos recursos para melhorar o desempenho dos usuários. Com o contrato do data center prestes a vencer, a Eurostar tinha apenas seis meses para concluir a migração.

Depois de definir o escopo do projeto de migração, a Eurostar percebeu que sua equipe interna não tinha recursos para cumprir o prazo. “Criamos um business case com base em certas suposições”, disse Laurent. “No entanto, inicialmente subestimamos o que seria necessário para migrar o Oracle EBS. Como resultado, precisávamos logo de um plano que ainda nos permitisse cumprir o prazo. Foi quando procuramos ajuda externa.”

Solução

A Hitachi Vantara foi uma das várias empresas solicitadas a apresentar opções para suporte técnico à migração para a nuvem do Oracle EBS. A equipe da Hitachi respondeu com um plano abrangente que avaliou as melhores opções de nuvem, definiu os requisitos de implementação e estabeleceu os recursos necessários em ambos os lados para atingir a meta. Como lembra Nicola Palmer, chefe de sistemas corporativos e operacionais da Eurostar, “A Hitachi nos deu opções e uma análise detalhada, bem como diferentes tipos de entrega, incluindo a alternância entre operações onshore e offshore, para garantir que obtivéssemos o que precisávamos”.

Para Martin Chapman, líder da equipe de serviços profissionais da Eurostar, a proposta da Hitachi “garantiria que fizéssemos tudo o mais rápido possível para que pudéssemos continuar com nosso trabalho real: manter a Eurostar funcionando em nome de nossos clientes”.

A licitação original independente de tecnologia da Hitachi examinou o caso de negócios para várias plataformas de nuvem. Outros sistemas da Eurostar já haviam sido migrados para a Amazon Web Services (AWS), então a empresa escolheu essa plataforma.

Como Laurent destacou, “a Hitachi estava investindo na AWS como líder de mercado. Este seria um projeto tão importante para ela quanto foi para nós. Para uma migração com um prazo tão apertado, essa motivação e compromisso foram essenciais.”

A Eurostar tinha especialistas certificados pela AWS, inclusive em sua equipe de DevOps. A equipe principal de implementação técnica combinada era composta por um arquiteto líder da Eurostar e uma combinação de conhecimento técnico interno de especialistas da Hitachi.

Nigel Ogden, diretor sênior de operações da Hitachi, acreditava que a ênfase na formação da equipe certa criava a base para a entrega bem-sucedida do projeto. “Desde as discussões originais sobre os requisitos, passando pelo escopo e depois até a própria implementação, foi um exemplo fantástico de como o trabalho em equipe entre um cliente e um parceiro confiável pode realmente alcançar grandes coisas”, disse ele. “Sem um espírito de equipe conjunto e ética de trabalho, os prazos rígidos nunca poderiam ter sido cumpridos dentro do orçamento e com o nível de qualidade que finalmente alcançamos.”

Como Nicola aponta: “Você pode ter as melhores habilidades técnicas do mundo, mas se não conseguir se dar bem com as pessoas, o projeto pode não ser tão bem-sucedido quanto deveria. A Hitachi trouxe uma cultura focada, mas descontraída; construímos um relacionamento muito bom.”

Valor entregue

Entrega de alta qualidade em alta velocidade

Depois que o projeto de migração começou, não faria sentido migrar rapidamente terabytes de dados se a empresa não pudesse funcionar corretamente no momento da ativação. Como Martin disse: “Simplificando, com essa migração, simplesmente não podíamos nos dar ao luxo de que nada desse errado”.

A Eurostar precisava da migração da AWS para cumprir sua intenção de reduzir a frustração que os usuários sentiam ao esperar que as telas fossem atualizadas ou ter que deixar os processos de folha de pagamento serem concluídos da noite para o dia. Portanto, cada elemento da migração foi dividido em atividades individuais. Alguns elementos podiam ser configurados e depois deixados em operação, mas outros exigiam supervisão técnica minuto a minuto. É aqui que a capacidade da Hitachi de combinar experiência onshore e offshore agregou valor extra ao projeto.

Com a capacidade de aumentar a carga de trabalho sempre que necessário sem interromper o processo, a migração para a nuvem do Oracle EBS também se beneficiou de uma metodologia de sprint. A equipe combinada da Hitachi e da Eurostar tinha recursos de 'explosão' que significavam que poderia rapidamente colocar as pessoas em uma tarefa específica para conclui-la. “Quando dissemos que ligaríamos, ligamos”, disse Nicola. “Na verdade, terminamos cedo e tivemos algumas horas de sobra antes de entrar em operação. Foi mais bem-sucedido do que pensávamos”.

Alcançando o “inatingível”

A Hitachi ficou encarregada de implementar os projetos do arquiteto principal. Ela nomeou um oficial de entrega dedicado, ao mesmo tempo em que aproveitou a experiência de todo o seu fórum interno de arquitetos. Em seguida, começou a validar os sistemas existentes prontos para a migração com uma avaliação física e lógica que daria à Eurostar a confiança para entrar em operação.

“Com a Hitachi, nenhuma tarefa era muito grande ou muito pequena, todos participaram”, explicou Nicola. “Na minha opinião, o que alcançamos ao migrar esse número de bancos de dados nesse curto período de tempo estabeleceu o padrão para o setor”.

Nicola continuou: “Tivemos que entregar em um número recorde de meses. Mas a Hitachi superou as expectativas. Todos ficaram impressionados, especialmente aqueles que não trabalharam diretamente com eles na migração. Para cada dia que estávamos atrasados, haveria grandes custos e, no entanto, todos esses dados foram enviados a tempo”.

Como Laurent apontou: “Este foi um processo rápido. Foi um projeto muito importante para a Hitachi e para nós. Foi um verdadeiro desafio e ela entregou.”

No entanto, a migração em si nunca foi o objetivo final. O objetivo real era melhorar a maneira como a Eurostar trabalhava com o Oracle EBS e capacitar suas equipes para fazer melhorias incrementais que gerariam resultados de negócios no futuro.

Menos problemas, mais agilidade

Originalmente, Martin tinha preocupações sobre o impacto funcional da mudança para a nuvem. “Tínhamos dúvidas sobre a capacidade de resposta do sistema, por exemplo, quando os usuários se conectassem à nuvem. Se era mais rápido. O sistema anterior era absurdamente lento às vezes. Então, para mim, o que é realmente positivo tem sido ter sistemas de não produção que funcionam quase na mesma velocidade que o ambiente ao vivo.” Para qualquer projeto ou entrega, os ciclos de teste foram reduzidos.

Esse aumento no desempenho do Oracle EBS de front-end e back-end resultou em interfaces mais rápidas com bancos, HMRC e outros sistemas de nuvem conectados ao Oracle EBS. A equipe de Martin agora pode fazer mais testes do que nunca e alternar facilmente os serviços quando estiver pronto.

Problemas de desempenho são coisa do passado. A Eurostar tem a agilidade necessária e a Hitachi se tornou um parceiro fundamental para o gerenciamento contínuo da infraestrutura de TI.

Para Nicola, a diferença ficou clara desde o momento em que o serviço de nuvem foi colocado em operação. “O desempenho melhorou acentuadamente. As chamadas para o nosso Service Desk sobre o Oracle EBS foram praticamente eliminadas. Em suma, a tensão subjacente dentro do negócio porque o sistema não estava funcionando como deveria, de repente simplesmente desapareceu.

Sabíamos que economizaríamos dinheiro deixando um modelo de infraestrutura CapEx”, explicou Laurent. “Porém, era mais do que isso. Agora que estamos na nuvem com o Oracle EBS na AWS, os problemas de desempenho anteriores desapareceram. Temos a agilidade que queríamos e podemos modificar o design de nossa infraestrutura muito mais rapidamente, em dias ou até horas”.

A plataforma da AWS oferece recursos analíticos mais profundos, permitindo à Eurostar maior visibilidade do que pode ser melhorado de forma incremental, sem a necessidade de atualizações apressadas e tempo de inatividade do passado. Como benefício adicional, a Hitachi foi capaz de fornecer à Eurostar uma plataforma de banco de dados padronizada para cerca de 30 de seus sistemas não Oracle ao mesmo tempo.

Inicialmente contratada apenas para continuar o suporte a aplicações para Oracle EBS na AWS, o envolvimento da Hitachi não terminou no go-live. Depois que a Hitachi demonstrou valor em todo o processo de migração, a Eurostar confiou suporte adicional às operações da Oracle na plataforma AWS para a Hitachi, após a implementação.

Como Laurent revelou, “A Hitachi sabia como interagir com nossas equipes de negócios e testes. Ela demonstrou sucesso ao migrar sem problemas o Oracle EBS para a AWS. Considero a Hitachi um parceiro confiável e espero que este seja um relacionamento contínuo”.