Rabobank ist führend bei der Reduzierung der Suchzeit für Compliance Discovery von Wochen auf Stunden mit Hitachi Content Platform

Übersicht

Herausforderung

• Compliance-Teams die Tools an die Hand geben, um effektiver und flexibler an behördlichen Untersuchungen zu arbeiten.

Lösung

• Erstellen einer "Ingest and Search" -Datenplattform auf Basis der Hitachi Content Platform, um Compliance-Vorgänge zu transformieren.

Ergebnisse

• Zentrale Sammelstelle für Kommunikationsdaten aus mehreren Quellen.
• Einfach zu bedienende Web-Oberfläche für eine schnelle, einfache und wiederholbare Analyse.
• Unveränderliche Datenquelle, die vollständig überprüfbar ist.
• Überprüfbarer Lebenszyklus, Kontrolle und strukturierter Zugriff auf große Mengen unstrukturierter Kommunikationsdaten reduzieren die Compliance-Belastung.

Herausforderung

Das Bank- und Finanzdienstleistungsunternehmen Rabobank mit Hauptsitz in Utrecht, Niederlande, bedient mehr als 10 Millionen Kunden in 47 Ländern. Mit weltweit über 51.000 Mitarbeitern verwaltet die Rabobank ein Vermögen von rund 674 Milliarden Euro und erzielte per Dezember 2015 einen Gewinn von 2,1 Milliarden Euro.

Walter Hendriks, Change-Manager für Global Compliance bei der Abteilung für Finanz- und Wirtschaftskriminalität der Rabobank, erklärt: „Die Rabobank unterliegt wie alle Finanzinstitute in jedem der Länder, in denen sie tätig ist, einer Vielzahl strenger staatlicher Vorschriften. Angesichts der Tatsache, dass Banken seit der Finanzkrise 2008 immer stärker unter die Lupe genommen werden und immer neue Vorschriften in Sicht sind, wollten wir eine schnelle, flexible und umfassende Lösung für aktuelle und zukünftige Compliance-Untersuchungen ermöglichen.“

„Zuvor sammelte die IT im Auftrag der Global Compliance-Group von Rabobank Kommunikationsdaten aus mehreren Quellen in mehreren Ländern“, fügt Colin Chatelier, Leiter des Datenzentrums (UK) und Global Storage bei der Rabobank, hinzu. „Dazu gehören E-Mails, aufgezeichnete Sprachanrufe, Instant Messaging- und Chat-Anwendungen sowie Instant Bloomberg und Eikon Messenger von Thomson Reuters. Eine zeitaufwändige, ressourcenintensive und fehleranfällige Aufgabe.“

Chatelier fährt fort: „Als die Compliance-Abteilung eine bestimmte Reihe von Unternehmensmaßnahmen untersuchen musste, sammelten wir die Daten aus diesen verschiedenen Quellen: einige von Drittanbietern und einige auf Backup-Bändern. Wenn sich der Umfang einer Anfrage ändert, müssen wir möglicherweise dieselben Systeme mit unterschiedlichen Kriterien durchsuchen. Wir wollten das Problem des konsistenten Mining mehrerer Datenquellen, die über viele unterschiedliche Silos verteilt sind, angehen, ohne eine offensichtliche Möglichkeit zu haben, einen Kommunikationstyp mit einem anderen zu verbinden, indem wir Compliance-Teams dabei helfen, flexibler zu arbeiten und einfacher zusammenzuarbeiten.

Lösung

Um digitale Assets effizienter zu suchen und abzurufen, suchte die Rabobank nach einer Lösung, die alle relevanten Daten an einem einzigen Ort sammelt. Durch die Erstellung eines zentralen, umfassenden Datensatzes konnte die Rabobank Compliance-Untersuchungen abschließen, ohne zu den Quellsystemen zurückkehren zu müssen, auch wenn sich der Umfang änderte. Darüber hinaus könnten die Daten korrekt verwaltet werden, mit konformer Zugriffskontrolle, Audit-Trails und automatisierter richtliniengesteuerter Löschung. Durch die sichere, prüffähige Aufbewahrung auf Objektebene ist es nicht mehr nötig, eine Aufbewahrungsdecke über den gesamten Datensilo zu legen.

In einem von der Global Compliance Group gesponserten Projekt beauftragte Rabobank Hitachi Data Systems mit dem Aufbau einer hochmodernen Ingest-and-Search-Plattform auf Basis der Hitachi Content Platform (HCP) -Technologie. Von dieser Lösung wurde erwartet, dass sie sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten im gesamten Unternehmen automatisch sammelt, sichert und indexiert.

„Was uns zunächst für HCP interessierte, war seine einzigartige und außergewöhnliche Eignung für Compliance-Systeme“, sagt Chatelier. „Ebenso wichtig war es, den richtigen Partner für dieses Projekt zu finden. Frühere Erfahrungen mit HDS-Hardware bedeuteten, dass wir uns auf HDS verlassen konnten, um eine solide Lösung zu bieten.“

Wenn Daten in das medizinische Fachpersonal aufgenommen werden, werden sie gleichzeitig indiziert und durchsuchbar gemacht. Die Daten werden dann nach Quelle, wie E-Mail oder Sprache, und nach Land getrennt, so dass Zugriffs- und Aufbewahrungsrichtlinien gemäß den Anforderungen der jeweiligen Gerichtsbarkeit angewendet werden können.

Überlagert wird dieses System durch eine einfach zu bedienende, interaktive Weboberfläche, die eine investigative Suche durch vorab genehmigte Personen der Compliance-Teams ermöglicht. Die Lösung ermöglicht es der Global Compliance Group, ihre eigenen Abfragen zu definieren, und nur die richtigen Personen in den richtigen Teams haben Zugriff auf die Datenquellen, die für ihre Untersuchungen relevant sind. Darüber hinaus können auf der Grundlage eines einzigen, umfassenden Datenspeichers alle potenziellen Datenquellen wie E-Mail, Sprache, SMS, Dokumente und mehr überprüft werden, um eine ordnungsgemäße Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Um die Ausfallsicherheit der Lösung zu gewährleisten, laufen zwei HCP-Geräte als ein aktiv-aktives Paar, eines in den Niederlanden und eines in Großbritannien. Sollte ein Standort eine Katastrophe erleiden, wird das andere HCP-System einfach ununterbrochen fortgesetzt. Diese Partnerschaft dient als Backup und Archiv für alle lokalen Systeme und beseitigt große Kopfschmerzen für das IT-Team. Gleichzeitig stellt die hochverfügbare HCP-Paarung sicher, dass eine umfassende, konsolidierte Aufzeichnung der Bankinteraktionen für Compliance-Untersuchungen jederzeit verfügbar ist.

Ergebnis

Mit der HCP-basierten Ingest-and-Search-Plattform hat die Global Compliance Group den Zugriff auf die für Untersuchungen benötigten Daten in einem einzigen, zentralen Portal vereinfacht.

„Die HCP-Lösung hat die Effizienz und Flexibilität von Untersuchungen erheblich verbessert und die Zeit für die Suche nach Entdeckungen von Wochen auf Stunden verkürzt“, sagt Chatelier. „Genehmigte Benutzer können alle Daten, die sie benötigen, von ihren Schreibtischen abrufen und einfach mit ihren Aufgaben fortfahren, ohne die IT um Hilfe bitten zu müssen. Das Compliance-Team ist in der Lage, effektiver und effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Arbeitsbelastung der IT-Mitarbeiter zu reduzieren.“

Er fügt hinzu: „Infolgedessen wird das IT-Team von administrativen Datensuch- und -abrufaufgaben befreit und kann zu proaktiven Geschäftsangelegenheiten übergehen. Die HCP-Lösung gibt uns die Kontrolle über das Unkontrollierbare. Als unveränderliche Datenquelle können Compliance-Teams sicher sein, dass die Informationen in keiner Weise verändert wurden. Die in der HCP-Lösung gespeicherten Daten sind vollständig, umfassend und überprüfbar und ermöglichen es uns, sowohl die Löschung zu verhindern als auch eine automatisierte, unwiederbringliche Löschung gemäß den Compliance-Richtlinien anzuwenden.“

Angesichts des Erfolgs des Projekts plant die Rabobank, der Plattform weitere Datenquellen hinzuzufügen, darunter Messaging für Handelsanwendungen und Skype for Business.

„Mit unserer HCP-basierten Lösung setzt die Rabobank einen neuen Standard für Compliance-Untersuchungen im Bankensektor. Wir sind zuversichtlich, dass andere Institutionen in unsere Fußstapfen treten werden“, sagt Chatelier.

„Die regulatorische Landschaft verändert sich ständig. Die HCP-Lösung ermöglicht es, Compliance-Untersuchungen schnell und sicher über globale Geschäftseinheiten hinweg durchzuführen. Am wichtigsten ist, dass HCP der Rabobank die Kontrolle über ihre Daten gibt, mit einer flexiblen, umfassenden Lösung und der Fähigkeit, zukünftige Compliance-Anforderungen zu erfüllen“, fügt Hendriks hinzu.