Analytics und Big Data fördern öffentlichen Sektor

Obwohl Cipal 203 Beteiligte der öffentlichen Hand bedient, ist das Unternehmen finanziell völlig unabhängig. Cipal möchte alle seine IT-Services in der Cloud bereitstellen, einschließlich Software-as-a-Service, Desktop-as-a-Service, Infrastruktur-as-a-Service und jetzt auch Data Warehouse-as-a-Service.

Gemäß der von der belgischen Regierung erlassenen Gesetzgebung müssen Gemeinden ihre politischen Ziele und Aktionspläne öffentlich bekannt geben. Die Einhaltung wird anhand von wichtigen Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) gemessen. Soziale Organisationen bieten ein breites Spektrum von öffentlichen Dienstleistungen für Arbeitssuchende, ältere Menschen, Behinderte, Asylbewerber und andere Menschen, die Unterstützung benötigen. Die Gemeinden weisen Mittel für diese Dienstleistungen aus lokalen Steuereinnahmen nach eigenem Ermessen zu und sind dafür gegenüber den Einwohnern rechenschaftspflichtig.

Die neue Gesetzgebung hinsichtlich einer transparenten Planung und Berichterstattung bedeutet eine wesentliche betriebliche und kulturelle Veränderung für die Kommunen. Cipal sollte sie daher bei der Entwicklung neuer Systeme und Prozesse unterstützen. Da die sozialen Organisationen ihre Leistung anhand von KPIs offenlegen müssen, schlug Cipal die Entwicklung und Leitung einer BI-Pilotanwendung für vier soziale Organisationen mit für derartige Unternehmen üblichen Funktionen vor. Cipal suchte eine anpassbare BI-Anwendung, die unter der Bezeichnung „Athena“ – benannt nach der griechischen Göttin der Weisheit – eingeführt werden sollte.

Die belgische Regierung beauftragte Cipal mit der Entwicklung und Leitung einer Business Intelligence-Pilotanwendung mit ähnlichen Funktionen, wie sie in führenden kommerziellen Apps für soziale Organisationen typisch sind. Cipal wollte eine Lösung, die Datenintegration, Dashboards, Reporting, Analysen und Data-Mining umfasst.

Cipal erstellt Athena BI, um der Kommunalverwaltung ein schnelles, transparentes KPI-Benchmarking der Unternehmensklasse zu ermöglichen. Die Software bietet basierend auf einem zentralen Data Warehouse einen vollständigen Überblick über die sozialen Organisationen. Manager können dadurch lokale Pläne und Budgets aktiv steuern, anstatt nur auf Veränderungen zu reagieren.

Vor der Einführung von Athena BI verwalteten die einzelnen sozialen Organisationen ihre Personal-, Finanz- und Zivildaten (CRM) lokal mit einem breiten Spektrum eigenständiger Systeme – angefangen von Handbüchern bis hin zu Excel-Tabellen. Viele dieser Systeme waren nicht nur aufwendig zu erlernen und zu bedienen, sondern auch teuer im Unterhalt. Außerdem lieferten sie Mitarbeiter nur so viele Informationen, dass diese reagieren, aber Probleme nicht vorhersehen konnten. Aufgrund der isolierten kommunalen Daten war auch kein Gesamtbild oder Vergleich der sozialen Organisationen möglich.

Die Lösung: Pentaho Data Integration, Pentaho Business Analytics

Nach eingehender Prüfung der Produkte traditioneller und Open-Source-BI-Anbieter entschied sich Cipal für die Pentaho-Lösung von Hitachi Vantara. Pentaho wurde schließlich in Athena BI integriert. Cipal wählte diese Lösung aus mehreren Gründen. Das Unternehmen schätzte die Open-Source-Technologie von Pentaho und die breite Palette vollständig integrierter Module. Auch die äußerst wettbewerbsfähigen Gesamtbetriebskosten und die flexible Infrastruktur von Pentaho trugen zur Kaufentscheidung bei.

Cipal stellte die vollständige Pentaho-Plattform einschließlich Datenintegration, Reporting, Dashboards und Analysen bereit. Darüber hinaus hostet das Unternehmen Pentaho auf einem Cluster virtueller Maschinen wie Red Hat, Linux und zLinux. Dank der Mandantenfähigkeit der Lösung ist nur eine Version der Anwendung erforderlich. Durch die umfassende Nutzung der Metadaten von Pentaho wird die ordnungsgemäße zeilenbasierte Sicherheit für die verschiedenen Benutzer an jedem Standort gewährt.

Cipal füllte sein Data Warehouse mit Daten aus verschiedenen Datenquellen. Neben Personal- und Finanzdaten plant Cipal die Einführung der Analyse einer Vielzahl von Datensätzen, unter anderem für CRM (in Bezug auf Dienstanforderungen von Einwohnern), zivile Angelegenheiten, Kultur, Pflegeheime und die Raumplanung.

Langfristig strebt Cipal die Einbindung der Data-Mining-Funktionen von Pentaho an. Dies soll die Profilerstellung für Kunden erleichtern, die kommunalen Dienstleistungen nutzen, um effizienter planen zu können und die Kundenerfahrung zu optimieren.

Cipal entschied sich aus folgenden Gründen für die Pentaho-Lösung von Hitachi Vantara.

• Breite Palette vollständig integrierter Module, einschließlich ELT-Tools (Extraktion, Transformation und Laden) und Visualisierungsanwendungen. Cipal kann dadurch mit Pentaho eine komplette OEM-Lösung bereitstellen, die genau auf die Anforderungen der Beteiligten zugeschnitten ist.
• Stark wettbewerbsfähige Gesamtbetriebskosten (TCO), die nur einen Bruchteil der traditionelle, proprietäre Alternativen ausmachen. Belgien nimmt wie viele andere Länder auch Budgetkürzungen vor. Die Minimierung der IT-Kosten ist wichtig, um sicherzustellen, dass Belgiens Steuerzahler, die das System letztlich finanzieren, den bestmöglichen Nutzen für ihr Geld bekommen. Durch das feste Jahresabonnement bleiben die Lizenzkosten von Cipal überschaubar. Die Gebühren bleiben bei Hinzufügung eines zusätzlichen Kunden zu Athena BI gleich.
• Flexible Infrastruktur, dank der die gemeinsam genutzten Services von Athena in der Cloud gehostet und bereitgestellt werden können. Cipal-Kunden des öffentlichen Sektors profitieren von hoher Flexibilität und Wirtschaftlichkeit. Sie können beispielsweise über jeden beliebigen Webbrowser auf Dashboards zugreifen, die Anzahl der Benutzer nach Bedarf erhöhen oder reduzieren und die Anwendungsverwaltung, das Hosting und die Datensicherheit auslagern.

Das Ergebnis: Verbesserte Dienstleistungen für die belgische Regierung

Schnelle Rendite: Cipal gelang es, Athena BI in nur vier Monaten innerhalb des Budgets für vier soziale Organisationen abzuschließen und bereitzustellen. Die Implementierung von Athena BI umfasste umfangreiche Tests mit Back-Office-Mitarbeitern und Betriebsleitern sowie Workshops, in denen Endbenutzer in die Funktionen der Lösung eingeführt wurden.

Befähigung der Benutzer: Personalmanager können jetzt eigenständig und ohne IT-Unterstützung Berichte erstellen, anpassen und analysieren. Sie können beispielsweise in Personalberichten die Demografie der Mitarbeiter darstellen, wie etwa die Anzahl von Vollzeitbeschäftigten im Vergleich zu Teilzeitmitarbeitern sowie Angaben zur Anwesenheit. Des Weiteren können sie ermitteln, wie viele Bewerber sich über welche Kanäle (z. B. Website, Agenturen) für bestimmte Stellen bewerben, um die Effektivität der Kanäle zu messen.

Wandel: Nach dem Erfolg des Pilotprojekts mit Personaldaten wird Athena BI jetzt bei weiteren sozialen Organisationen, Kommunen und Provinzen eingeführt. Hinzukommen werden auch Funktionen zur Überwachung von Finanz- und anderen Daten. Dies ist ein großer Schritt in die richtige Richtung, um langfristig eine erhebliche Wertschöpfung für die belgische Regierung zu liefern.

Wissenstransfer: Cipal bot in Zusammenarbeit mit dem Hitachi Vantara-Partner BiSmart Athena BI-Schulungen für Endbenutzer an.