Ferrocarrils de la Generalitat de Catalunya

Geschäftliche Herausforderung

Der spanische Bahnbetreiber Ferrocarrils de la Generalitat de Catalunya (FGC) mit Sitz in Barcelona betreibt zwei Mittelstreckenlinien mit 78 Bahnhöfen, 88 Zügen und 1.385 Mitarbeitern.

FGC hat sich kontinuierliche Serviceverbesserungen zur Aufgabe gemacht und kann mit einer beständigen Erfolgsbilanz aufwarten, was operative Exzellenz und Effizienz anbelangt. Im Rahmen dieser kontinuierlichen Verbesserungen plante das Unternehmen, eine effizientere Lösung für einige seiner Managementsysteme im gesamten Betrieb zu entwickeln.

Die Daten an den Bahnhöfen wurden manuell verwaltet, was bedeutet, dass wichtige Dokumente und Berichte täglich in Papierform an jeden der 78 Bahnhöfe gesendet wurden. Ein erheblicher Teil der Formulare wurde von Hand ausgefüllt und an die Bahnleitstelle zurückgeschickt, wo sie geprüft und in das System eingegeben wurden.

Dieser umständliche Prozess war für die Mitarbeiter in der Leitstelle und in den Bahnhöfen gleichermaßen zeitaufwändig. Da alle Daten von Hand zusammengetragen und auf einem Papierformular erfasst wurden, waren Datenanalyse und Informationsverteilung langsam und ineffizient. Abgesehen von den papierbasierten Abläufen fand die Kommunikation zwischen der Zentrale in Barcelona und den Bahnhöfen größtenteils durch informelles Nutzen privater Mobiltelefone statt, was die direkte Kommunikation erheblich erschwerte.

Vorgehensweise

Das Team von Hitachi Consulting wurde hinzugezogen und damit beauftragt, eine Lösung zur Verbesserung der Informationsflüsse und zur Steigerung der betrieblichen Effizienz an den Bahnhöfen zu entwickeln.

Gemeinsam mit den Betriebsleitern und Vorgesetzten von FGC überprüfte Hitachi Consulting die derzeitigen Prozesse und die intern vorhandenen Technologien, um alle verfügbaren Optionen bei der Gestaltung der neuen digitalen Lösung berücksichtigen zu können.

Die daraufhin definierte Lösung basierte auf einer Kombination aus dem aktuellen Unternehmensintranet und Microsoft SharePoint. Die einzelnen Lösungen wurden spezifisch für die einzelnen Standorte und die funktionalen Anforderungen der verschiedenen Betriebsteams entwickelt (Bahnhofspersonal, Lokführer, Kontrolleure, Vorgesetzte usw.).

Schwerpunkte unseres Konzepts:

• Entwicklung eines „Bahnhofsportals“ für jeden der Bahnhöfe, über das die Teams täglich mit relevanten Informationen versorgt werden. Dieses Portal diente außerdem dazu, alle digitalen Geräte, Systeme und Prozesse am Bahnhof zu Überwachungs- und Datenerfassungszwecken zusammenzuführen. Die Mitarbeiter verfügten nunmehr über zeitnahen und direkten Zugriff auf kritische Daten, wie Erreichbarkeit und Standort von Einrichtungen (Fahrkartenautomaten, Rolltreppen, Feuerlöscher usw.), digitale Störungsberichte (jetzt in Echtzeit), Status des Reinigungsservices (mit der Möglichkeit, Vorfälle zu registrieren und zu verfolgen) und Berichte zur Nachverfolgung täglicher Ereignisse.
• Entwicklung eines „Betriebsportals“ für das Personal, das primär dazu diente, die Arbeitsanweisungen und Handbücher auf dem neuesten Stand zu halten. Diese werden für die tägliche Arbeit der Lokführer und Kontrolleure benötigt.

Mit diesen beiden Portalen sollten die Teams in die Lage versetzt werden, Daten durch einen geordneten Workflow-Prozess besser zu verwalten, auf persönliche Informationen und Anträge zuzugreifen und über Unternehmens-E-Mails zu kommunizieren. Ziel war es natürlich auch, die papiergestützten Systeme abzuschaffen.