Hitachi transformiert Personalmanagement von Gowling WLG mit Oracle HCM Cloud

Heute kommen die Mandanten von Gowling WLG aus verschiedensten Sektoren, darunter Energie, Finanzdienstleistungen, Biowissenschaften, Rohstoffe, Infrastruktur, Immobilien und Technologie. Die Kanzlei legt Wert auf starke Mandantenbeziehungen und eine Unternehmenskultur, die Menschen und Teamarbeit wertschätzt.

Geschäftliche Herausforderung

Infolge des Wachstums durch Fusionen und Übernahmen deckte das von Gowling WLG verwendete HR-System nur einen Bruchteil des Personals der Organisation ab und unterstützte nicht alle gewünschten Human Capital Management (HCM)-Prozesse weltweit. Büros außerhalb des Vereinigten Königreichs konnten nicht auf alle HR-Systeme und -Prozesse zugreifen.

Um diesem Missstand zu begegnen, wurden zahlreiche Aufgaben manuell durchgeführt. Da die Daten nicht zentral gespeichert wurden, konnte das Unternehmen die Informationen nicht zusammenhängend analysieren, wodurch das Management kaum über verwertbare Einblicke verfügte. Auf Personaldaten gab es nur begrenzt Echtzeitzugriff, während globale Personalinformationen für das Management gar nicht verfügbar waren.

Die Anforderungen, die sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union ergaben, stellten das Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen. Die Aktualisierung und Synchronisierung personenbezogener Daten war schwierig. Gowling WLG benötigte ein globales Informationsrepository für Mitarbeiterdaten, das es dem Unternehmen ermöglichen würde, weltweit konsistente Prozesse einzuführen und die Konformität mit der DSGVO an den verschiedenen Standorten zu gewährleisten.

Lösung

Hitachi Vantara wurde beauftragt, eine Reihe von Oracle HCM Cloud-Modulen zu implementieren und ein zentrales System auf einer einheitlichen Plattform zu schaffen. Damit sollte die Personalabteilung in die Lage versetzt werden, einen modernen Service anzubieten, ebenso sollten manuelle Verarbeitungen reduziert, Echtzeit-Sichtbarkeit und Datenzugriff gewährleistet und Managementeinblicke anhand von Analysen ermöglicht werden. Hitachi überzeugte durch seinen Ansatz zur Bereitstellung von Cloud-HCM, seine umfangreiche Erfahrung und seine Referenzen.

„Bei einem derart wichtigen Projekt vertraue ich auf das Fachwissen und die Fähigkeit des Anbieters, uns professionell durch das Projekt zu führen und alle Hindernisse zu überwinden“, sagte Chris Oglethorpe, Global HR Director bei Gowling WLG. „Wir haben eine umfassende Due-Diligence-Prüfung durchgeführt und uns nach zahlreichen Gesprächen schließlich für Hitachi entschieden.“

Zunächst wurden mehrere Workshops durchgeführt, in denen die Kundenanforderungen erfasst wurden. Das Projekt wurde in zwei Phasen unterteilt, wobei ein Projektmanager die Arbeit und die Ressourcen in beiden Organisationen koordinierte. Phase 1 beinhaltete Funktionen für Global Human Resources, Absence Management, Benefits Administration und Learning Management. Das Team erstellte eine Reihe von Berichten und Dashboards und richtete 14 bidirektionale Integrationen ein, über die Personendaten zwischen Oracle HCM Cloud und anderen Drittanbietersystemen ausgetauscht wurden. Die Arbeiten wurden innerhalb von sieben Monaten abgeschlossen und die Funktionen für 1400  Mitarbeiter in sechs Ländern eingeführt.

Phase 2 erweiterte die Funktionalität von Phase 1 mit der Hinzufügung von Taleo Recruitment und Onboarding, Talent Management und Workforce Compensation. „Der Schlüssel für den zügigen Abschluss des umfangreichen Aufgabenpakets in extrem kurzer Zeit war unser „One Team“-Ansatz. Dieses eine globale Bereitstellungsteam bestand aus lokalen und externen Hitachi-Mitarbeitern sowie aus Experten von Gowling WLG“, erklärte Arpit Rajani, ehemaliger Director und Oracle Delivery Lead bei Hitachi.

Das Team setzte auf proprietäre Tools von Hitachi, um das Risiko zu senken, die Realisierung der Vorteile zu beschleunigen und die Kosten mit einem planbaren, vorlagengestützten Ansatz zu senken. Mithilfe der Hitachi Requirements Traceability Matrix wurden die Kundenanforderungen angefangen beim Design, über Entwicklung und Tests bis über die Implementierung hinaus erfasst und verfolgt. Anhand einer Fit-Gap-Analyse wurde das Design so angepasst, dass Standardprozesse und -funktionen weltweit eingeführt werden konnten.

Wertschöpfung

Transformierte HR-Funktion
Gowling WLG verwendet jetzt ein HR-System, das leicht zugänglich, schnell und intuitiv ist. Manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen wurden weitestgehend eliminiert, was sich positiv auf Effizienz und Genauigkeit auswirkt. Das neue System bietet einen einheitlichen Ansatz für HR-Prozesse weltweit. Den Mitarbeitern stehen jetzt alle relevanten Informationen für ihre Aufgaben zur Verfügung, wenn sie beispielsweise über Zusatzleistungen entscheiden, Mitarbeiter zu Schulungen anmelden oder Urlaubsanträge bearbeiten. Dadurch ist die Personalabteilung in der Lage, dem Unternehmen insgesamt höherwertige Services anzubieten.

Zuverlässige Datenquelle

Personalprozesse werden nunmehr von einem System aus verwaltet, das auf Daten aus einer einzigen Referenzquelle zugreift. Diese enthält genaue und vollständige Personalinformationen für alle Standorte und Länder. Erforderliche Informationen für allgemeine Geschäftszwecke oder für Verträge und Gebote lassen sich ganz einfach über die verschiedenen Berichte und Dashboards extrahieren. Oracle HCM Cloud unterstützt Gowling WLG bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, die von Land zu Land unterschiedlich sein können.

Erkenntnisse aus der Analytik
Manager, Senior Manager, Practice Leads und Partner bei Gowling WLG verfügen jetzt über rollenspezifische, verwertbare Einblicke dank Dashboards und Analysen, die Echtzeitinformationen zu Mitarbeitern und Abläufen liefern.

Fazit

Als serviceorientierte Anwaltskanzlei weiß Gowling WLG, dass die Mitarbeiter ihr wertvollstes Gut sind. Nach der globalen Modernisierung des Personalmanagements bietet die Personalabteilung einen weitaus effizienteren und effektiveren Service. Dank einer skalierbaren, Cloud-basierten Lösung, die im Takt mit dem Unternehmen wachsen kann, lassen sich jetzt auf Knopfdruck umfassende, aktuelle Informationen bereitstellen.