Green Mountain Higher Education Consortium maximiert mit optimierter Oracle Cloud-Umgebung seine Effizienz
BRANCHE
Hochschule
SOFTWARE:
Oracle Cloud-Anwendungen
SERVICES
ERP-Modernisierungsservices für Oracle
PARTNER
Oracle
Herausforderung:
Unterstützung der Geschäftsprozesse in einem Shared-Services-Modell für höhere Effizienz, geringere Kosten und verbesserte Service-Levels
Lösung:
Optimierung der Finanz-, Beschaffungs-, HCM- und Gehaltsabrechnungsprozesse mit Oracle Cloud
Ergebnisse
- Konsolidierung des Oracle Cloud-Fußabdrucks in allen Mitgliedsinstitutionen bei gleichzeitiger Senkung der Betriebskosten
- Unterstützung eines Shared-Services-Modells für optimierte Geschäftsprozesse und höhere Effizienz
- Höhere Skalierbarkeit und Zugang zu laufenden Funktionsverbesserungen
Herausforderung
Kostensenkungen durch effizientere Prozesse
Das Green Mountain Higher Education Consortium ist ein Konsortium aus drei Hochschulen in Vermont: Champlain, Middlebury und St. Michael's. Alle drei gehören zu den besten Liberal Arts Colleges in den USA.
Ziel des Konsortiums ist es, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Service-Levels für die Mitgliedsinstitute zu verbessern. Es galt also, Möglichkeiten der administrativen Zusammenarbeit für die drei Organisationen zu schaffen.
Um diese Ziele zu erreichen, rief das Green Mountain Higher Education Consortium ein digitales Transformationsprogramm mit der Bezeichnung Project Ensemble ins Leben. Die Initiative umfasste die Ersetzung von Legacy-Systemen durch eine integrierte Oracle Cloud ERP Finanz- und HCM-Lösung (Human Capital Management), mit der die Geschäftsprozesse des Konsortiums unterstützt werden sollten.
Lösung
Gemeinsam genutzte Services mit Oracle Cloud
Green Mountain Higher Education Consortium ist eine Partnerschaft mit Hitachi Vantara eingegangen, um seine digitale Transformation zu optimieren, die mit einem Beratungsauftrag begann. Im Rahmen dieser BPRR-Initiative (Business Process Reimagine and Redesign) wurden mithilfe der dedizierten ERP-Modernisierung für Oracle Practice von Hitachi Vantara die bestehenden Geschäftsprozesse des Konsortiums durch ein Digital Advisory and Assessment Framework überprüft. Im Anschluss daran stellte das Team sein Feedback und Empfehlungen vor, um neue, effizientere Workflows für HR, Finance, IT und Data Governance zu entwickeln, die für eine Umgebung mit gemeinsam genutzten Services geeignet waren.
Nachdem man sich auf die neuen Prozesse verständigt hatte und diese entwickelt waren, unterstützten die Beratungsexperten von Hitachi Vantara Oracle das Konsortium bei der Implementierung der Oracle Cloud-Module, darunter die für Finanzen, Beschaffung, HCM und Gehaltsabrechnung. Das Projekt umfasste die Einführung mehrerer Integrationen und Workflows, von Self-Service, mobilem Zugriff und Berichterstellung. Zusätzlich implementierte das Team benutzerdefinierte Sicherheitsprotokolle, um separaten Zugriff für die verschiedenen Hochschulen innerhalb einer einzigen Instanz der Lösung zu ermöglichen.
Auch als COVID-19 noch vor dem Go Live zuschlug, setzte das Hitachi Vantara-Team seine Arbeit für das Konsortium unbeirrt fort und ermöglichte so einen erfolgreichen Remotestart.
Durch die Oracle Cloud-Lösungen werden verschiedene Prozesse automatisiert, darunter Sonderzahlungen wie Stipendien und Fördermittel und Benachrichtigungen, die mit Standard-Workflows nicht durchführbar sind. Vereinfacht werden zudem die Steuervergünstigungen für nicht ansässige Ausländer, die Besteuerung von Studenten während des Schuljahres und die besonderen Anforderungen an das Abwesenheitsmanagement infolge der COVID-19-Pandemie.
Die detaillierten strategischen Anleitungen und Implementierungsservices von Hitachi Vantara rund um Oracle-Anwendungen haben dazu beigetragen, dass sich Oracle HCM Cloud – infolge der Integrationen mit mehreren nachgelagerten Systemen und externen Leistungs- und Steuerkonformitätsanbietern – als zentrales Datensystem für Mitarbeiterdaten herauskristallisiert hat.
Ergebnis
Höhere Effizienz, niedrigere Kosten
Dank der professionellen Beratung durch Hitachi Vantara zu Oracle-Anwendungen kann das Green Mountain Higher Education Consortium jetzt gemeinsam genutzte Services für Kreditoren-, Leistungs- und Gehaltsabrechnungsfunktionen bereitstellen, wodurch doppelte Arbeit vermieden und Verwaltungskosten gesenkt werden.
Aufgrund der Integration in die verschiedenen Oracle-Anwendungen durch die Beratungsexperten von Hitachi Vantara ist Green Mountain jetzt in der Lage, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren und gleichzeitig die Datenintegrität zu verbessern. Die Nutzung mobiler Geräte für Zeiterfassung, Workflow-Benachrichtigungen und andere Self-Service-Aktionen steigert die Produktivität der Mitarbeiter. Durch das Digitalisieren von zuvor papierbasierten Prozessen ist es dem Konsortium außerdem gelungen, die Bearbeitungszeiten für Genehmigungen verkürzen.
Die zentrale integrierte Plattform ersetzt die früheren unterschiedlichen Systeme der Einrichtung, reduziert die Anforderungen an Support und Systemdokumentation und ist gleichzeitig mit niedrigeren Gesamtbetriebskosten verbunden. Das Konsortium wird zudem von der höheren Skalierbarkeit durch die Oracle Cloud-Lösungen profitieren und laufende Updates und neue Funktionen nutzen können, sobald sie verfügbar sind.
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WEITERE INFORMATIONEN
Das Hitachi Vantara-Team hat sich sehr engagiert in das Projekt eingebracht und unermüdlich daran gearbeitet, unsere Anforderungen zu erfüllen und innovative Lösungen zu entwickeln. Gleichzeitig ist es gelungen, die Lösung während der Pandemie komplett virtuell in Betrieb zu nehmen.
–Corinna Noelke, Executive Director bei Green Mountain Higher Education Consortium