Hitachi Consulting stellt ein regionales Finanzdienstleistungsunternehmen auf Oracle Cloud Applications um und sorgt für erhebliche Produktivitätssteigerungen

Geschäftliche Herausforderung

Veraltete Systeme und Prozesse beeinträchtigten die Fähigkeit des Unternehmens, in dieser hart umkämpften Branche so schnell wie nötig zu reagieren. Daher entschied es sich für ein Upgrade von der aktuellen Oracle E-Business Suite (EBS) auf Oracle Cloud-Anwendungen und zielte auf weitere Bereiche mit Verbesserungspotenzial ab. Folgende Schritte wurden unternommen:

• Ersetzen der aktuellen Beschaffungslösung und -prozesse
• Einrichten strengerer Kontrollen darüber, wann und wie Zahlungen gesendet werden
• Automatisieren der Kontenabstimmung als Ersatz für den bestehenden fünfstufigen Prozess, der viele manuelle Elemente enthielt
• Hinzufügen der optischen Zeichenerkennung (OCR) zum Scannen von Rechnungen
• Verbessern der Integration von Drittanbieteranwendungen für eine verringerte Abhängigkeit von manuellen Interventionen
• Vereinfachen der komplexen Konnektivitätsanforderungen der Middleware

Lösung

Hitachi Consulting verwendete das Hitachi-Migrationstool, um die Datenextraktion aus den bestehenden EBS-Anwendungen zu automatisieren und den für dieses Projekt erforderlichen Arbeitsaufwand genauer einzuschätzen. Diese Informationen halfen bei der Ausarbeitung der Einzelheiten des Vorschlags, sodass das Team einen angemessenen Preis für das Projekt veranschlagen und ein wettbewerbsfähiges Angebot abgeben konnte.

Das Hitachi-Migrationstool und die daraus gewonnenen Erkenntnisse lieferten das Unterscheidungsmerkmal. Zu den weiteren Gründen, warum Hitachi Consulting den Zuschlag für das Projekt erhielt, gehörten der vorlagenbasierte Ansatz und die Verwendung von FastSTART, einem Toolkit, das die Umstellung auf eine Cloud-Plattform beschleunigen soll. FastSTART reduziert viele der mit komplexen ERP-Implementierungen verbundenen Risiken mithilfe von Komponenten wie Kontenplangestaltung, Vorlagen, Skripts, Anleitungen und vorgefertigten Projektplänen.

„Das Team von Hitachi war pragmatisch und sehr sachkundig und gab mir volles Vertrauen in seine Fähigkeit, die Lösungen zu liefern, zu denen es sich verpflichtet hatte“, sagte der Hauptbuchhalter des regionalen Finanzdienstleistungsunternehmens.

Die Migration in die Cloud wurde zusammen mit mehreren Prozessverbesserungen innerhalb des geforderten Zeitrahmens von vierzehn Wochen abgeschlossen. Hitachi implementierte Oracle Cloud-Anwendungen für Finanz- und Beschaffungssysteme und passte Prozesse zur Unterstützung bestimmter Geschäftsfunktionen an. Der neue Ansatz automatisierte und etablierte einen rollenbasierten Genehmigungsprozess, wodurch die Beschaffungsverfahren verbessert wurden. Eine OCR-Lösung fügte Dokumentenerfassungsfunktionen für Rechnungen und andere Materialien hinzu und half so bei der Automatisierung mehrerer Finanzfunktionen. Das Team gestaltete auch den Kontenplan neu und führte verbesserte Hierarchien ein.

Nach der Neugestaltung des Kontenplans automatisierte Hitachi die Verarbeitungsroutinen am Monatsende und verkürzte so den Zeitaufwand für die im Rahmen dieser Aufgabe anfallende Berichterstellung von drei bis vier Tagen auf nur einen Tag. Zusätzliche Prozessverbesserungen unterstützen nun sowohl Zahlungen als auch den Prozess der Kontenabstimmung.

Die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern wurde durch die Verwendung von Oracle Data Integrator (ODI) als Middleware für Dateiumwandlungen, Webdienstaufrufe, Benachrichtigungen und die Automatisierung verbessert. Das regionale Finanzdienstleistungsunternehmen verfügt nun über eine vollständige Integration mit seinem externen Personalinformationssystem und dem Concur-Abrechnungssystem.

Wertschöpfung

Automatisierung von Bankprozessen
Durch die Automatisierung erzielte das regionale Finanzdienstleistungsunternehmen erhebliche Effizienzsteigerungen. „Mit der Cloud-Einführung automatisierte der Kunde nahezu alle seine Kontenabstimmungen“, sagte Ian Jacob, Senior Director und Oracle Delivery Lead bei Hitachi Consulting. „Dies hat dem Unternehmen einen enormen Vorteil verschafft.“

Kontenabstimmung am Monatsende
Die monatliche Kontenabstimmung war ein umfangreicher, mehrtägiger manueller Prozess, der komplexe Excel-Tabellen mit mehr als 20 Arbeitsblättern umfasste, um verschiedene Ansichten der Daten bereitzustellen. Da die Berichterstellung zum Monatsende erheblich optimiert und automatisiert wurde, wird diese Aufgabe jetzt in Stunden und nicht mehr in Tagen gemessen.

Rechnungserfassung
Die Dokumentenerfassung und OCR trugen zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung bei, die anschließend in einen neuen Genehmigungsprozess eingebunden wurde. Rechnungen werden einer Bestellung zugeordnet, bevor Zahlungen erfolgen, wodurch das Unternehmen mehr Kontrolle über seine Zahlungsverfahren erhielt.

Fazit

Konsolidierte, optimierte und verbesserte Prozesse haben die Möglichkeiten des regionalen Finanzdienstleistungsunternehmens zur Steigerung des Neugeschäfts verbessert. Das Unternehmen hat jetzt Zugang zu besseren Finanzinformationen mit verbesserten Möglichkeiten, verschiedene Arten von Finanzberichten zu erstellen.