Rabobank lidera o campo com descoberta de conformidade e tempo de pesquisa reduzido de semanas para horas com a Hitachi Content Platform

Visão geral

Desafio

• Dar às equipes de compliance as ferramentas para trabalhar de forma mais eficaz e flexível em investigações regulatórias.

Solução

• Criar uma plataforma de dados de “ingestão e pesquisa” baseada na Hitachi Content Platform para transformar as operações de conformidade.

Resultados

• Ponto de coleta único e central para dados de comunicações de várias fontes.
• Interface Web fácil de usar para análise rápida, simples e repetível.
• Fonte de dados imutável que é totalmente auditável.
• O ciclo de vida auditável, o controle e o acesso estruturado a grandes volumes de dados de comunicação não estruturados reduzem a carga de conformidade.

Desafio

Com sede em Utrecht, Holanda, a empresa de serviços bancários e financeiros Rabobank atende a mais de 10 milhões de clientes em 47 países. Empregando mais de 51.000 pessoas em todo o mundo, o Rabobank administra cerca de 674 bilhões de euros em ativos e registrou um lucro líquido de 2,1 bilhões de euros em dezembro de 2015.

Walter Hendriks, gerente de mudanças para conformidade global da Unidade de Crimes Econômicos Financeiros do Rabobank, explica: “O Rabobank, como todas as instituições financeiras, está sujeito a uma ampla gama de regulamentações governamentais rígidas em cada um dos países em que opera. Com os bancos sendo cada vez mais minuciosamente investigados desde a crise financeira de 2008 e com novas regulamentações sempre no horizonte, queríamos permitir uma solução que fosse rápida, flexível e abrangente para investigações de conformidade atuais e futuras”.

“Anteriormente, a TI, em nome do Grupo de Conformidade Global do Rabobank, coletava dados de comunicações de várias fontes em vários países”, acrescenta Colin Chatelier, chefe de data center (Reino Unido) e armazenamento global do Rabobank. “Isso podia incluir e-mail, chamadas de voz gravadas, mensagens instantâneas e aplicativos de bate-papo, bem como Instant Bloomberg e Eikon Messenger da Thomson Reuters. Uma tarefa que demorava, exigia muitos recursos e era propensa a erros”.

Chatelier continua: “Quando a divisão de conformidade precisou examinar um conjunto específico de ações corporativas, coletamos os dados dessas diversas fontes: alguns de fornecedores terceirizados e outros mantidos em fitas de backup. Se uma consulta mudar de escopo, talvez tenhamos que pesquisar os mesmos sistemas com critérios diferentes. Queríamos resolver o problema de minerar consistentemente várias fontes de dados espalhadas por muitos silos diferentes, sem uma maneira óbvia de unir um tipo de comunicação a outro, ajudando as equipes de conformidade a trabalhar com mais flexibilidade e colaborar com mais facilidade.

Solução

Para pesquisar e recuperar ativos digitais com mais eficiência, o Rabobank procurou criar uma solução que coletasse todos os dados relevantes em um único lugar. Ao criar um conjunto de dados central e abrangente, o Rabobank poderia concluir investigações de conformidade sem a necessidade de retornar aos sistemas de origem, mesmo que o escopo mudasse. Além disso, os dados podem ser gerenciados corretamente, com controle de acesso compatível, trilhas de auditoria e exclusão automatizada orientada por políticas. A retenção auditada segura no nível do objeto substituiu a necessidade de lançar um cobertor de retenção sobre todo o silo de dados.

Em um projeto patrocinado pelo Global Compliance Group, o Rabobank contratou a Hitachi Data Systems para construir uma plataforma de ingestão e pesquisa de ponta baseada na tecnologia Hitachi Content Platform (HCP). Esperava-se que essa solução agrupasse, protegesse e indexasse automaticamente dados estruturados e não estruturados em toda a empresa.

“O que inicialmente nos atraiu para a HCP foi sua adequação única e excepcional para sistemas de conformidade”, diz Chatelier. “Igualmente importante foi encontrar o parceiro certo para este projeto. A experiência anterior com hardware HDS significava que sabíamos que poderíamos confiar no HDS para fornecer uma solução sólida”.

À medida que os dados são ingeridos na HCP, eles são simultaneamente indexados e transformados em pesquisáveis. Os dados são então separados por fonte, como e-mail ou voz, e por país, para que as políticas de acesso e retenção possam ser aplicadas de acordo com os requisitos de cada jurisdição.

Sobrepondo este sistema está uma interface Web interativa e fácil de usar que permite pesquisas investigativas por indivíduos pré-aprovados das equipes de conformidade. A solução permite que o Global Compliance Group defina suas próprias consultas, e apenas as pessoas certas nas equipes certas têm acesso às fontes de dados relevantes para suas investigações. Além disso, com base em um armazenamento de dados único e abrangente, todas as fontes de dados em potencial, como e-mail, voz, SMS, documentos e muito mais, podem ser rastreadas para garantir a conformidade regulatória adequada.

Para garantir a resiliência da solução, dois dispositivos HCP funcionam como um par ativo-ativo, um na Holanda e outro no Reino Unido; se um local sofrer uma catástrofe, o outro sistema HCP simplesmente continua ininterrupto. Esse arranjo geminado atua como backup e arquivamento para todos os sistemas locais, eliminando uma grande dor de cabeça para a equipe de TI. Simultaneamente, o emparelhamento HCP de alta disponibilidade garante que um registro abrangente e consolidado das interações bancárias esteja sempre acessível para investigações de conformidade.

Resultado

Com a plataforma de ingestão e pesquisa baseada na HCP, o Global Compliance Group simplificou o acesso aos dados necessários para investigações na ponta dos dedos em um único portal central.

“A solução HCP melhorou significativamente a eficiência e a flexibilidade das investigações e reduziu o tempo necessário para pesquisas de descoberta de semanas para horas”, diz Chatelier. “Os usuários aprovados podem obter todos os dados de que precisam em suas mesas e simplesmente continuar com seus trabalhos, sem precisar pedir ajuda à TI. A equipe de conformidade é capaz de trabalhar de forma mais eficaz e eficiente, reduzindo o impacto da carga de trabalho na equipe de TI”.

Ele acrescenta: “Como resultado, a equipe de TI é liberada das tarefas administrativas de pesquisa e recuperação de dados e pode passar para questões de negócios proativas. A solução HCP nos dá controle sobre o incontrolável. Como uma fonte imutável de dados, as equipes de conformidade podem estar seguras sabendo que as informações não foram alteradas de forma alguma. Os dados mantidos na solução HCP são completos, abrangentes e auditáveis, e nos permitem evitar a exclusão e aplicar a exclusão automatizada e irrecuperável de acordo com as nossas políticas de conformidade”.

Dado o sucesso do projeto, o Rabobank planeja adicionar mais fontes de dados à plataforma, incluindo aplicativos de negociação, mensagens e Skype for Business.

“Com nossa solução baseada na HCP, o Rabobank está estabelecendo um novo padrão para investigações de conformidade no setor bancário. Estamos confiantes de que outras instituições seguirão nossos passos”, diz Chatelier.

“O cenário regulatório está mudando constantemente. A solução da HCP permite que as investigações de conformidade sejam concluídas com rapidez e segurança em todas as unidades de negócios globais. Mais importante ainda, a HCP dá ao Rabobank o controle de seus dados, com uma solução flexível e abrangente e a capacidade de atender às necessidades futuras de conformidade”, conclui Hendriks.